10 شیوه مدیریت موجودی در رستوران‌ها

هر بار که غذایی در یخچال خراب می‌شود یا مقدار زیادی غذا آماده می‌شود، فقط محصولات را دور نمی‌اندازید؛ بلکه سود بالقوه‌ای نیز از دست می‌دهید.

به طور میانگین، رستوران‌ها درصد قابل توجهی از درآمد خود را به دلیل هدررفت غذا از دست می‌دهند. بر اساس گزارش WRAP، 21% از این هدررفت به خاطر خراب شدن غذا و 45% دیگر به دلیل عدم دقت در آماده‌سازی است. این مسائل، نقاطی هستند که با مدیریت هوشمند موجودی می‌توان بهبود بخشید.

این چالش برای بسیاری از کسب‌وکارهای صنعت غذا و رستوران آشنا است. اما با استفاده از ابزارها و استراتژی‌های مناسب، رستوران‌ها می‌توانند موجودی خود را بهینه کنند، هدررفت را کنترل کنند و سودهای پنهان خود را کشف کنند. در این مقاله به بررسی مدیریت موجودی رستوران‌ها می‌پردازیم.

مدیریت موجودی رستوران چیست؟

مدیریت موجودی رستوران به معنای ردیابی تمام مواد اولیه، ملزومات و نوشیدنی‌ها است تا اطمینان حاصل شود که همیشه مواد لازم در دسترس هستند. این شامل موارد زیر است:

• ردیابی سطح موجودی: دانستن دقیق میزان هر ماده و اقلام برای برآورده کردن تقاضای مشتری و حفظ روند کار در آشپزخانه.
• سفارش‌دهی: تعیین زمان و مقدار سفارش؛ به اندازه‌ای که قفسه‌ها پر باشند، اما نه آنقدر که بودجه یا مواد اولیه هدر بروند.
• ذخیره‌سازی: سازماندهی هوشمند موجودی برای صرفه‌جویی در فضا، حفظ تازگی مواد و جلوگیری از خراب شدن مواد اولیه.
• استفاده: نظارت بر نحوه استفاده از مواد اولیه برای ردیابی هدررفت، شناسایی نقاط مشکل و تنظیم دستورهای تهیه برای حداکثر کارایی.

مدیریت مؤثر موجودی آشپزخانه برای جلوگیری از سفارش‌دهی بیش از حد و خراب شدن مواد، کاهش هدررفت غذا، بهینه‌سازی فرآیندهای آشپزخانه و اطمینان از داشتن مواد لازم برای برآورده کردن سفارشات بسیار ضروری است.

 

 

کنترل موجودی چیست و چرا اهمیت دارد؟

کنترل موجودی بخشی از مدیریت موجودی است و می‌توان آن را به‌عنوان ابزاری برای حفظ مواد و کنترل هزینه‌ها در آشپزخانه در نظر گرفت.

این سیستم به شما کمک می‌کند تا کالاهایی که به رستوران شما می‌آیند را مدیریت کنید؛ از مواد غذایی تازه و نوشیدنی‌ها تا ملزومات ضروری مانند دستمال کاغذی و جعبه‌های بسته‌بندی. کنترل موجودی به شما کمک می‌کند تا مقدار مناسب از هر مورد را داشته باشید و از خراب شدن مواد و ضرر مالی جلوگیری کنید.

کنترل مؤثر موجودی مزایای زیادی به همراه دارد، از جمله:

• کاهش هدررفت: هر سال بیش از 920,000 تن غذا در رستوران‌ها، کافی شاپ ها، هتل‌ها در بریتانیا هدر می‌رود. با ردیابی مواد اولیه و شناسایی نقاط هدررفت، می‌توانید تأثیرات محیطی خود را کاهش دهید.
• مدیریت بهتر هزینه‌ها: با توجه به تورم و افزایش قیمت مواد اولیه، کنترل هزینه‌ها بیش از هر زمان دیگری حائز اهمیت است. کنترل مؤثر موجودی به حفظ سود شما کمک می‌کند.
• بهینه‌سازی عملیات و افزایش بهره‌وری: یک سیستم موجودی سازمان‌یافته کارکرد آشپزخانه را آسان‌تر می‌کند و در زمان صرفه‌جویی کرده و خطاها را کاهش می‌دهد.
• افزایش سود: با مدیریت دقیق هزینه‌های غذایی و نوشیدنی، کنترل موجودی تأثیر مستقیمی بر سودآوری دارد.

10 شیوه برای مدیریت موجودی رستوران

در زیر به 10 شیوه برای مدیریت موجودی رستوران اشاره می‌کنیم تا به شما کمک کند کنترل بیشتری بر موجودی خود داشته باشید و سود خود را افزایش دهید.

1. انجام شمارش موجودی به‌طور مکرر و منظم

شمارش موجودی به‌طور منظم بسیار حیاتی است تا تصویری دقیق و به‌روز از آنچه در انبار دارید، به‌دست آورید. برای مواد غذایی فاسدشدنی و گران‌قیمت، برنامه‌ریزی منظم برای شمارش ضروری است. شمارش روزانه برای محصولات تازه و آشپزخانه‌های شلوغ بهترین گزینه است، در حالی که شمارش هفتگی ممکن است برای اقلام با عمر مفید طولانی تر کافی باشد.

2. یافتن تعادل مناسب در سطح موجودی

حفظ تعادل مناسب در سطح موجودی یکی از نکات مهم در مدیریت موجودی رستوران است. شما باید به اندازه‌ای موجودی داشته باشید که از خراب شدن مواد و هزینه‌های اضافی جلوگیری کنید، اما این موجودی باید کافی باشد تا بتوانید سفارشات مشتریان را به خوبی تأمین کنید.

3. تعیین سطح PAR واضح

برای اینکه همیشه مواد اولیه مورد نیاز در دسترس داشته باشید و از انبار کردن اضافی جلوگیری کنید، تعیین سطح PAR (تامین خودکار دوره‌ای) بسیار اهمیت دارد. این سطوح به‌عنوان یک سطح ایمنی برای موجودی شما عمل کرده و حداقل مقدار هر ماده‌ای که باید در هر زمان داشته باشید را مشخص می‌کنند تا بتوانید نیازها را تا تحویل‌های بعدی برآورده کنید.

تعیین سطح PAR از بروز کمبود موجودی جلوگیری می‌کند و مانع از ناامیدی مشتریان به‌خاطر عدم دسترسی به اقلام منو می‌شود. همچنین به کاهش هدررفت کمک کرده و از خراب شدن مواد جلوگیری می‌کند، زیرا شما فقط آنچه لازم دارید تا تحویل بعدی را سفارش می‌دهید. در نهایت، این کار در زمان شما صرفه‌جویی کرده و نیاز به خریدهای اضطراری را کاهش می‌دهد.

چگونه سطح PAR را محاسبه کنیم؟

برای تعیین سطح PAR مناسب برای هر ماده، از فرمول زیر استفاده کنید:

سطح PAR = (مصرف روزانه متوسط × زمان تحویل به روز) + موجودی ایمنی

مصرف روزانه متوسط به شما کمک می‌کند تا بفهمید هر روز به چه مقدار از یک ماده نیاز دارید. زمان تحویل به روز برابر با مدت زمانی است که برای دریافت یک سفارش از تأمین‌کننده‌تان نیاز دارید و موجودی ایمنی به عنوان یک مقدار اضافی برای پوشش تقاضای ناگهانی یا تأخیرها عمل می‌کند.

4. اجرای FIFO (اولین ورودی، اولین خروجی)

FIFO به معنای “اولین ورودی، اولین خروجی” است و یکی از مدل‌های اساسی مدیریت مؤثر موجودی در آشپزخانه به‌ویژه برای مواد غذایی تازه و فاسدشدنی به شمار می‌رود.

با پیروی از روش FIFO، باید همیشه از قدیمی‌ترین مواد اولیه استفاده کنید تا از خراب شدن آن‌ها جلوگیری کرده و مطمئن شوید که تازه‌ترین غذاها را سرو می‌کنید. استفاده از مواد در ترتیب ورود آن‌ها به شما کمک می‌کند تا از سرو  محصولات منقضی جلوگیری کنید. همچنین، اگر هم مواد تازه و هم فریز شده دارید، باید از مواد تازه با نزدیک‌ترین تاریخ انقضا استفاده کنید، حتی اگر مواد فریز شده جدیدتر باشند.

پیروی از FIFO به دلایل دیگری نیز مهم است؛ زیرا به کاهش هدررفت کمک می‌کند. با اطمینان از اینکه مواد قدیمی‌تر اول استفاده می‌شوند، احتمال خراب شدن و دور ریختن مواد کاهش می‌یابد و در نتیجه می‌توانید در هزینه‌ها صرفه‌جویی کنید و سود خود را حفظ کنید.

چگونه FIFO را پیاده‌سازی کنیم؟

– برچسب‌گذاری واضح : تاریخ تمام مواد ورودی را هنگام دریافت مشخص کنید؛ چه یک جعبه میوه باشد، چه کیسه آرد یا ظرف سس آماده.

– سازماندهی انبار: مواد قدیمی‌تر را در جلوی قفسه‌ها یا یخچال‌ها قرار دهید تا دسترسی به آن‌ها آسان‌تر باشد.

– آموزش کارکنان:  تمام کارکنان را درباره FIFO آموزش دهید و اهمیت آن را برای ایمنی غذا، کیفیت و صرفه‌جویی در هزینه‌ها توضیح دهید.

5. پیگیری دقیق هدررفت

برای کاهش هدررفت غذا، باید به‌طور دقیق هدررفت‌ها را اندازه‌گیری کنید. برای این کار، ثبت دقیق آنچه که دور ریخته می‌شود و دلایل آن ضروری است. هرچند ممکن است در ابتدا خسته‌کننده به نظر برسد، اما اطلاعاتی که به‌دست می‌آورید بسیار ارزشمند است.

در سطح جهانی، یک‌سوم از تمام غذاهای تولید شده هدر می‌رود. در بریتانیا، رستوران‌ها و کافه‌ها به‌طور قابل توجهی در این هدررفت نقش دارند و سالانه حدود 920 هزار تن غذا دور می‌اندازند که تقریباً 10% از کل هدررفت غذا در بریتانیا را شامل می‌شود. اگر هزینه‌های غذایی شما به‌طور متوسط 10,000 پوند در ماه باشد، این 10% هدررفت نمایانگر 1,000 پوند ضرر است! تصور کنید با این پول هدررفته چه کارهایی می‌توانستید انجام دهید. پیگیری هدررفت فقط یک اقدام درست نیست؛ بلکه به معنای صرفه‌جویی واقعی در هزینه‌هاست.

چگونه هدررفت را پیگیری کنیم؟

برای پیگیری هدررفت، مراحل زیر را دنبال کنید:

• روش خود را انتخاب کنید: برای عملیات کوچک، یک صفحه اکسل یا دفترچه می‌تواند مؤثر باشد. برای کسب‌وکارهای بزرگ‌تر، می‌توانید از نرم‌افزارهای مدیریت رستوران استفاده کنید که ورودی آسان، تجزیه و تحلیل و گزارش‌دهی را ارائه می‌دهند.
• ثبات داشته باشید: برای به‌دست آوردن داده‌های ارزشمند، هدررفت را به‌طور منظم پیگیری کنید؛ چه روزانه و چه هفتگی، بسته به حجم کار رستوران شما.
• به جزئیات توجه کنید: هر مورد دور ریخته شده و دلیل آن را ثبت کنید. شامل نام ماده/غذا، مقدار هدررفته (وزن یا حجم) و دلیل هدررفت (خراب شدن، تولید بیش از حد، خطا و غیره) باشد.

6. سازماندهی فضای انبار

یک فضای انبار منظم، کلید کارایی یک آشپزخانه است. وقتی همه چیز در جای خود قرار دارد و به‌راحتی قابل دسترس است، مدیریت مواد و آماده‌سازی غذاها سریع‌تر انجام می‌شود و هدررفت کاهش می‌یابد.

یک سیستم منظم به پیروی از روش FIFO کمک می‌کند و اطمینان می‌دهد که مواد قدیمی‌تر اول استفاده می‌شوند.

همچنین، حفظ تمیزی و بهداشت فضای انبار بسیار مهم است؛ زیرا این کار عمر مفید مواد اولیه را افزایش می‌دهد. این شامل قفسه‌ها، یخچال‌ها، سردخانه‌ها و ظروف نگهداری است. اطمینان حاصل کنید که دما همیشه در حد مناسب باشد تا مواد غذایی تازه و ایمن بمانند.

نکات برای سازماندهی مؤثر:

• همه چیز را برچسب‌گذاری کنید: برچسب‌های واضح، قدرت فوق‌العاده‌ای برای مدیریت موجودی هستند! شامل تاریخ ورود، نام ماده و هر یادداشت اضافی مانند تاریخ‌های “استفاده تا” برای غذاهای آماده.
• منطقه‌های مشخص: فضای انبار خود را مانند یک فروشگاه کوچک تصور کنید. اقلام مشابه را کنار هم قرار دهید (همه مواد خشک، میوه‌های تازه، لبنیات) تا به‌سرعت آنچه را که نیاز دارید پیدا کنید.
• فضا را به حداکثر برسانید: از قفسه‌های بلند، سبدها برای جمع‌آوری اقلام کوچک و ظروف شفاف استفاده کنید تا به راحتی بتوانید داخل آن‌ها را ببینید.

 

 

7. آموزش کامل کارکنان

چرخش کارکنان و برنامه‌ریزی شیفت‌ها می‌تواند مدیریت موجودی را دشوار کند، به‌ویژه اگر این کار را فقط به چند نفر واگذار کنید. به همین دلیل، آموزش تمام تیم یا حداقل کارکنان بخش آشپزخانه در مورد نحوه مدیریت موجودی بسیار ضروری است.

وقت بگذارید تا مطمئن شوید که همه کسانی که با موجودی کار می‌کنند، موارد زیر را به‌خوبی بفهمند:

• شمارش موجودی: کارکنان را با روش‌های شمارش دقیق، نحوه استفاده از برگه‌های موجودی یا نرم‌افزار و زمان انجام شمارش‌ها آشنا کنید و اهمیت این شمارش‌ها را برای آن‌ها توضیح دهید.
• دریافت تحویل‌ها: برای بررسی تحویل‌ها به‌دقت با سفارشات، ارزیابی کیفیت و ذخیره‌سازی صحیح اقلام، رویه‌های مشخصی تعیین کنید.

علاوه بر آموزش مدیریت موجودی، کارکنان باید با فرآیندها و روش‌های مرتبط دیگر نیز آشنا شوند، مانند روش FIFO (اگر از آن استفاده می‌کنید)، پیگیری هدررفت، کنترل سهم برای حفظ اندازه‌های سرو یکسان و همچنین تمیز نگه داشتن ایستگاه‌های کاری، فضاهای ذخیره‌سازی و تجهیزات به منظور جلوگیری از آلودگی و هدررفت مواد.

8. ایجاد روابط قوی با تأمین‌کنندگان

تأمین‌کنندگان شما فقط تأمین‌کننده نیستند؛ آن‌ها شریک موفقیت شما هستند. بنابراین، حفظ روابط مثبت با تأمین‌کنندگان قابل اعتماد می‌تواند مزایای زیادی برای شما داشته باشد، از جمله قیمت‌های بهتر، محصولات با کیفیت بالا و انعطاف‌پذیری در صورت نیاز به سفارش فوری یا یک ماده خاص.

ساخت روابط قوی با تأمین‌کنندگان زمان‌بر است، اما همکاری نزدیک با آن‌ها از جمله حفظ ارتباطات باز، پرداخت به موقع فاکتورها، احترام به کارکنان آن‌ها و درک مسائل پیش‌آمده، سرمایه‌گذاری ارزشمندی برای شما است.

9. استفاده از مهندسی منو

از آنجا که مشتریان تنها چند دقیقه برای بررسی منو وقت دارند، هر غذا باید به‌خوبی طراحی شود. مهندسی منو یک فرآیند استراتژیک برای تحلیل سودآوری و محبوبیت هر آیتم است که از این داده‌ها برای تصمیم‌گیری‌های آگاهانه استفاده می‌شود تا در نهایت سود بیشتری به‌دست آورید.

در اینجا چند روش مؤثر برای موفقیت منوی جدیدتان آورده شده است:

• پیش‌بینی تقاضا: درک روندهای فروش و ترجیحات مشتریان، مانند محبوب‌ترین محصولات و اوج تقاضا در طول هفته، ماه و سال، اساس ایجاد منوی موفق است. پیش‌بینی دقیق به شما کمک می‌کند تا از کمبود اقلام محبوب و هدررفت ناشی از انبار کردن اضافی جلوگیری کنید.
• تحلیل داده‌ها: داده‌های فروش شما کلید شناسایی محبوب‌ترین و سودآورترین غذاها هستند و می‌توانند به شما کمک کنند تا این اقلام را به‌طور استراتژیک برجسته و تبلیغ کنید. از این اطلاعات برای تصمیم‌گیری درباره مواردی که باید باقی بمانند، تغییر کنند یا جدید باشند، استفاده کنید. به یاد داشته باشید که این اقلام ممکن است بسته به مکان و عوامل مختلف، مانند روندهای محلی یا تنوع رقابت محلی، متفاوت باشند.
• تعادل بین موجودی و هزینه: لازم است که بین تأمین اقلام محبوب و کنترل هزینه‌ها تعادل برقرار کنید تا هم رضایت مشتری حفظ شود و هم سودآوری کسب‌وکار تأمین گردد.

10. سرمایه‌گذاری در نرم‌افزار مدیریت رستوران سامان

با رشد کسب‌وکار شما، پیچیدگی مدیریت موجودی نیز افزایش می‌یابد. انتقال از یک سیستم دستی به یک راه‌حل دیجیتال می‌تواند به‌طور قابل توجهی هزینه‌ها را کاهش دهد، سودآوری را بهبود بخشد و نحوه مدیریت موجودی را متحول کند و در نهایت زمان، پول و سردردهای شما را کاهش دهد.

یکی از بزرگ‌ترین مزایای نرم‌افزار مدیریت رستوران سامان، دسترسی به‌روز به داده‌های موجودی شماست که تصویر دقیقی از سطح موجودی‌تان ارائه می‌دهد. زمانی که نرم‌افزار مدیریت رستوران شما یکپارچه شود، تأثیر آن بر سودآوری حتی بیشتر خواهد بود، زیرا با هر فروش به‌صورت خودکار به‌روز می‌شود. در این نرم‌افزار، می‌توانید سطوح PAR که قبلاً مورد بحث قرار دادیم را تنظیم کرده و هشدارهای خودکار دریافت کنید تا زمان تجدید موجودی را بدانید و از کمبودهای غیرمنتظره جلوگیری کنید.

همچنین، نرم‌افزار مدیریت موجودی می‌تواند در کاهش هدررفت کمک کند، زیرا می‌تواند الگوهای خراب شدن را پیگیری کرده، نقاط مشکل‌دار را شناسایی کند و تغییرات مبتنی بر داده‌ها را اعمال نماید.

ویژگی‌های کلیدی که نرم‌افزار مدیریت رستوران به شما ارائه میکند:

• تحلیل موجودی: این ویژگی اساسی به شما امکان می‌دهد تا به ‌سرعت معاملات و حرکات موجودی را در هر زمان و به‌صورت 24 ساعته و در زمان واقعی بررسی کنید. 
• یکپارچگی: نرم‌افزاری را انتخاب کنید که به سایر نرم افزارهای شما متصل شود تا جریان داده‌ها به‌صورت خودکار و بدون مشکل انجام گیرد.
• گزارش‌گیری در زمان واقعی: گزارش‌های دقیقی درباره استفاده از موجودی، روندهای هدررفت و سودآوری ایجاد کنید. این گزارش‌ها به‌صورت آنلاین و در زمان واقعی در دسترس هستند و می‌توانید داشبوردهایی بسازید که به شما در پیگیری KPIها و گزارش‌های هفتگی، ماهانه و سالانه کمک کند.
• سهولت استفاده: به دنبال یک رابط کاربری ساده باشید که کارکنان شما به‌راحتی بتوانند آن را یاد بگیرند.

آیا آماده‌اید تا مدیریت موجودی رستوران خود را بهبود ببخشید؟

در این مقاله، به بررسی بهترین شیوه‌ها در مدیریت موجودی آشپزخانه پرداخته‌ایم و اهمیت سیستمی که داده‌های فروش را یکپارچه می‌کند، اطلاعات کاربردی ارائه می‌دهد و به‌طور فعال به کاهش هزینه‌ها کمک می‌کند را مورد تأکید قرار دادیم. این سیستم‌ها نه‌تنها در زمان شما صرفه‌جویی می‌کنند، بلکه به کاهش هدررفت نیز کمک می‌کنند.

اگرچه می‌توانید بسیاری از کارها را به‌صورت دستی برای مدیریت موجودی انجام دهید، اما استفاده از نرم‌افزارهای تخصصی می‌تواند این فرآیندها را به‌طور چشمگیری ساده‌تر کند. همان‌طور که در این مقاله نشان دادیم، کنترل هوشمند موجودی فقط به دانستن اینکه چه چیزی در انبار دارید محدود نمی‌شود، بلکه تأثیر مستقیم بر سودآوری شما دارد.

تیم‌ متخصص ما سال‌هاست با مشتریان همکاری می‌کنند تا به آن‌ها در افزایش سودآوری و بهینه‌سازی عملیات کمک کنند. ما همیشه آماده‌ایم تا به شما در پیدا کردن راه‌حلی که به‌طور کامل نیازهایتان را برآورده کند، کمک کنیم.