یکی از دلایل اصلی عدم موفقیت رستورانها در مدیریت مالی و متحمل شدن زیان، ناتوانی در کنترل هزینهها است. عدم توانایی در کنترل هزینهها میتواند منجر به زیانهای بزرگ و در نهایت تعطیلی کسبوکار رستوران شود. کنترل هزینههای رستوران ضروری است زیرا به شما این امکان را میدهد که نقاط ضعف هزینههایتان را شناسایی کرده و اقدامات اصلاحی و پیشگیرانهای برای حفظ نسبت درست بین هزینهها و درآمدها انجام دهید.
کنترل هزینه (Cost Control) چیست؟
کنترل هزینههای رستوران بخش کلیدی کسبوکار شماست. این فرآیند شامل تحلیل عملکرد مالی رستوران و حداکثر کردن سودها با تعیین معیارهای مالی قابل دستیابی و واقعبینانه است. این کار با تعیین پیشبینیها آغاز میشود. شما میتوانید این پیشبینیها را با عملکرد واقعی رستوران مقایسه کرده و بر روی بهبود عواملی که باعث تفاوت بین این دو اندازهگیری میشود، کار کنید.
هزینهها میتوانند شامل مواد غذایی، نوشیدنی ها، تجهیزات آشپزخانه و سایر اقلامی باشند که معمولاً خریدهای یکباره هستند.
درک کنترل هزینههای رستوران میتواند به شما کمک کند تا سودآوری کسبوکار خود را به حداکثر برسانید. همچنین به شما این امکان را میدهد که تمام هزینهها را شناسایی کرده و بر روی نقاطی که ممکن است نادیده گرفته شوند، تمرکز کنید. این میتواند به صرفهجویی در زمان و هزینه کمک کند و شما را قادر می سازد که زمان بیشتری را به کارهای مهمتر رستوران اختصاص دهید.
کنترل هزینه ها در صنعت رستورانداری اغلب به اشتباه درک میشود. بسیاری افراد کنترل هزینه را با کاهش هزینهها اشتباه میگیرند. وقتی یک رستوران با کاهش ناگهانی درآمد مواجه میشود، اولین اقدام معمولاً کاهش هزینهها و کاهش کیفیت محصول، هزینههای تبلیغاتی و نگهداری است. به ظاهر، این اقدامات میتواند به حفظ سود کمک کند، اما در طولانیمدت تجربه مشتری را کاهش داده و به کاهش تعداد مشتریان و در نتیجه کاهش سود منجر میشود.
کنترل هزینه یک فرآیند فکر شده و برنامهریزی شده است که هدف آن حداکثر کردن سود و ارزیابی فرآیندهای فعلی، برای ارائه بهترین تجربه به مشتریان است.
کنترل هزینههای رستوران چیست؟
کاست کنترل یک فرآیند مداوم شامل اقداماتی برای کاهش هزینههای کسبوکار به منظور افزایش فروش رستوران است. این کار یک بار انجام میشود و سپس فراموش میشود. در صورتی که کنترل هزینههای رستوران به معنای بررسی هزینههای غذا و نوشیدنی در رستوران و یافتن راههایی برای کاهش آنهاست.
با کنترل دقیق هزینهها، میتوانید سودهای آینده را پیشبینی کنید، اهدافی تعیین نمایید و برنامههایی برای رشد تدوین کنید. همچنین میتوانید عوامل مؤثر بر هزینهها را شناسایی کرده و درصد ایدهآل هزینه رستوران خود را ارزیابی کنید. اینها مراحل اولیه مهمی هستند که به شما کمک میکند قیمتگذاری منوی خود را بهتر انجام دهید.
هدف از کنترل هزینههای رستوران، پیدا کردن راهی برای کسب بیشترین درآمد ممکن با کمترین هزینه است.
چگونه درصد کل هزینه رستوران خود را محاسبه کنیم؟
محاسبه هزینه غذایی در یک رستوران ممکن است زمانبر باشد. اما ماندن در بودجه و تعیین هزینههای فعلی میتواند به شما در صرفهجویی در زمان، پول و مواد غذایی در درازمدت کمک کند.
بهترین روش برای محاسبه هزینههای غذایی شما این است که هزینه کالاهای فروخته شده (COGS) را بر فروش غذایی تقسیم کرده و در ۱۰۰ ضرب کنید.
فرمول هزینه غذایی: (هزینه کالاهای فروخته شده / فروش غذایی) * 100
عدد بهدستآمده درصدی خواهد بود. درصد هزینه غذایی متعادل معمولاً بین ۲۵ تا ۳۵ درصد است.
چگونه درصد هزینه رستوران ایدهآل خود را محاسبه کنیم؟
فرمول هزینه واقعی به سرقت و هدررفت توجه دارد و بررسی میکند که چقدر غذا در ابتدای روز و در انتهای روز دارید. اما در دنیای ایدهآل، هیچ کس دزدی نمیکند و هیچ غذایی هدر نمیرود. بنابراین، هزینه غذایی ایدهآل تنها هزینه هر مورد منو و درآمد آن را در نظر میگیرد.
هرچه ضایعات غذایی و سرقت کمتر باشد، درصد هزینه واقعی شما به درصد هزینه ایدهآل نزدیکتر خواهد بود.
فرمول محاسبه درصد هزینه ایدهآل: درصد هزینه ایدهآل = هزینه کل هر آیتم / فروش کل هر آیتم
شما میتوانید درصد هزینه ایدهآل خود را با تقسیم هزینههای کل برای یک دوره خاص بر مجموع فروش آن دوره محاسبه کنید. برای مثال، اگر ۵۰۰۰ دلار برای غذا هزینه کنید و ۱۰۰۰۰ دلار غذا بفروشید، درصد هزینه غذایی ایدهآل شما ۰.۵ یا ۵ درصد است.
استراتژیهای مؤثر برای کنترل هزینههای رستوران
هزینههای غذا و نیروی کار دو هزینه اصلی در رستورانها هستند. در این مقاله، به تفصیل در مورد چگونگی ردیابی، مدیریت و کنترل مؤثر هزینههای غذا و نیروی کار بحث خواهیم کرد.
۱. ردیابی و مدیریت موجودی برای کنترل هزینههای رستوران
اولین قدم در کنترل هزینههای رستوران، ردیابی و کنترل موجودی است. ضروری است که ورود و خروج روزانه موجودی و مصرف واقعی در طول روز را پیگیری کنید. نظارت بر تفاوت بین موجودی ایدهآل و موجودی فیزیکی واقعی به شما در شناسایی هدررفتی که در رستوران شما اتفاق میافتد کمک میکند. تفاوت بین ۳ تا ۵ درصد استاندارد است؛ اما هر چیزی بالاتر از آن نشاندهنده هدررفت یا حتی سوءاستفادههای احتمالی در رستوران شماست.
نرم افزار مدیریت رستوران در این زمینه بسیار کمککننده است، زیرا به شما امکان میدهد تفاوتها را نظارت کنید، گزارشهای آنی دریافت کنید و همچنین برای هر آیتم موجودی، حداقل موجودی تعیین کنید. به این ترتیب، فقط زمانی که موجودی به سطح مشخصی برسد، اقدام به خرید میکنید و خطر خرید بیش از حد یا کمبود موجودی را از بین میبرید.
این نرم افزار همچنین به شما کمک میکند تا نیازهای دقیق موجودی خود را بر اساس الگوهای مصرف موجودی رستوران پیشبینی کنید. به این ترتیب، میتوانید از هدررفت غیرضروری به دلیل خرید بیش از حد جلوگیری کنید.
۲. خرید مواد اولیه به صورت اعتباری برای کاهش هزینهها
شما میتوانید با انجام حداقل معاملات نقدی و خرید تمام مواد اولیه از طریق حساب رستوران به صورت اعتباری، هزینههای رستوران خود را کنترل کنید. معمولاً خرید مواد اولیه به صورت نقدی کمتر در مقدار و گرانتر از خرید عمده میشود.
خرید مواد اولیه به صورت اعتباری ایده خوبی است، زیرا به شما این امکان را میدهد که رستوران خود را اداره کنید، درآمدزایی کنید و سپس اعتبارات را با پولی که به دست آوردهاید، پرداخت کنید.
قبل از تصمیمگیری در مورد تأمینکننده رستوران خود، دوره اعتباری را در نظر بگیرید. دوره اعتباری معمولاً حدود ۱۵ تا ۲۰ روز است، اما از تأمینکنندهای به تأمینکننده دیگر متفاوت است. به یاد داشته باشید که قوانین پرداخت، سفارش و دریافت را مشخص کنید.
همچنین ایده خوبی است که با تأمینکنندگان قرارداد سالانه ببندید. این کار نه تنها به شما کمک میکند تا با قیمت بهتری از تأمینکننده خرید کنید، بلکه به حفظ ثبات کیفیت مواد اولیه نیز کمک میکند.
عملکرد یک رستوران و تأمینکنندگان آن به شدت به یکدیگر وابسته است، از این رو ایجاد و حفظ یک رابطه مثبت و سالم با آنها از اهمیت بالایی برخوردار است. باید توجه داشته باشید که در حالی که ایجاد فشار بر تأمینکنندگان امری ضروری و اجتنابناپذیر است، اما اهداف کنترل هزینههای رستوران شما نباید به بهای آسیب دیدن این روابط دوطرفه تحقق یابد.
۳. تحلیل نیازهای موجودی از طریق مدیریت بهرهوری
شما میتوانید با توجه به جزئیاتی که معمولاً نادیده گرفته میشود، اما به همان اندازه حیاتی است، کنترل هزینههای رستوران را پیادهسازی کرده و هزینههای خود را به طور قابل توجهی کاهش دهید. این جزئیات مربوط به “مدیریت بهرهوری” است.
مدیریت بهرهوری بخشی جداییناپذیر از کنترل هزینهها است، زیرا به شما ایده میدهد که چه مقدار مواد اولیه برای تهیه یک غذای خاص مورد نیاز است. مواد اولیه باید با توجه به بازده محصولات سفارش داده و خریداری شوند.
به عنوان مثال، مقدار گوشت خامی که به رستوران شما تحویل داده میشود و مقدار گوشت خامی که در یک وعده غذایی مصرف میشود، متفاوت است. هنگام سفارش، باید به این نکته توجه کنید که یک سفارش خاص از مواد اولیه چه تعداد غذا را تأمین میکند.
۴. کنترل هدررفت از طریق کنترل اندازه وعده
تولید بیش از حد و وعدههای بزرگ نشانههای هدررفت هستند که به افزایش هزینههای رستوران منجر میشوند. شما باید ابزارهایی برای اندازهگیری وعدهها و فرآیندهای دقیقی برای کنترل اندازه وعدهها داشته باشید تا قیمتها را کنترل کنید. ارائه صحیح غذا نیز ضروری است، زیرا سرو بیش از حد غذا میتواند به افزایش هزینههای غذایی و هدررفت منجر شود.
پیشنهاد میکنیم یک جدول پیگیری بر اساس این پارامترها ایجاد کنید:
- غذایی که توسط مشتری بازگردانده شده است
- غذایی که در آشپزخانه سوخته است
- غذایی که در آشپزخانه یا روی زمین ریخته شده است
- وعدههای اضافی که دور ریخته میشوند
زمانی که شروع به اندازهگیری این پارامترها کنید، میتوانید بر اساس نتایج اقدامهای اصلاحی انجام دهید. به عنوان مثال، اگر غذا توسط مشتریان بازگردانده میشود، یا باید طعم و کیفیت آن را بهبود بخشید، یا اندازه وعدههای سرو شده را کاهش دهید. اگر غذا به طور مرتب در آشپزخانه میسوزد، باید آشپزهای خود را بهتر آموزش دهید یا شاید به خرید تجهیزات آشپزخانه بهتری فکر کنید.
۵. کنترل هزینههای نیروی کار با کاهش گردش نیروی کار
یکی دیگر از راهکارها برای کاهش بودجه صرف شده برای نیروی کار و کنترل هزینههای رستوران، کاهش گردش نیروی کار است. صنعت رستوران یکی از بالاترین نرخهای گردش نیروی کار را دارد که در برخی موارد به ۷۵٪ میرسد.
استخدام یک عضو جدید در تیم رستوران نیازمند منابع زیادی است، از جمله انجام مصاحبهها و آموزش مناسب. اما اگر یک کارمند در هفتههای اولیه رستوران شما را ترک کند، تمام منابعی که برای استخدام او صرف کردهاید هدر میرود.
بنابراین، در هنگام استخدام کارمندان جدید، تمرکز اصلی شما باید بر روی استخدام با کیفیت و ایجاد شرایط مطلوب باشد تا آنها مدت طولانیتری در رستوران بمانند. زمان کافی را برای استخدام صرف کنید و رزومه های ارسال شده را به دقت ارزیابی کنید.
همچنین اطمینان حاصل کنید که یک ساختار حقوقی مناسب ارائه میدهید و به کارمندان رستوران خود شناخت و پاداش میدهید تا آنها را ترغیب کنید که به کار خود ادامه دهند. این کار به شما کمک میکند تا هزینههای نیروی کار را کاهش دهید.
۶. خودکارسازی فرآیندهای دستی
پذیرش و ثبت سفارشات و صدور فاکتور همواره بهعنوان یک کار پرزحمت و زمانبر شناخته میشود. انجام این کارها به صورت دستی میتواند به افزایش احتمال اشتباهات انسانی منجر شود. اما با استفاده از یک نرمافزار هوشمند مدیریت رستوران که روند سفارشگیری و صدور فاکتور را بهطور خودکار مدیریت میکند، میتوان نیاز به نیروی انسانی در این زمینه را بهطور قابل توجهی کاهش داد.
استفاده از سیستم مدیریت رستوران که با یک نمایشگر آشپزخانه (KDS) همراه باشد، وابستگی به کار دستی را نیز به شدت کاهش میدهد و در نتیجه هزینههای نیروی کار را پایین میآورد. پس از ثبت سفارش در سیستم فروش، این سفارش بهصورت آنی و در زمان واقعی بر روی صفحه نمایش آشپزخانه نمایش داده میشود.
اگر مشتری پس از ثبت سفارش، تغییری در آن ایجاد کند، این تغییرات نیز بلافاصله در سیستم نمایش آشپزخانه منعکس خواهد شد. به این ترتیب، نیاز به رفت و برگشت پیشخدمت بین میز و آشپزخانه برای تحویل سفارش کاملاً حذف میشود.
۷. ارزیابی عملکرد کارکنان برای افزایش کارایی
نظارت و اندازهگیری بر عملکرد کارکنان رستوران ضروری است تا نقاط قوت و ضعف آنها شناسایی شود. برای کارکنان رستوران خود شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI) تعیین کنید و بهطور منظم آنها را پیگیری کنید تا ببینید آیا وظایف خود را طبق انتظارات انجام میدهند یا خیر.
نرم افزار CRM رستورانی که دارای ویژگی مدیریت کارکنان باشد، به شما کمک میکند تا بر عملکرد کارکنان خود را نظارت کرده و دادههایی را برای آموزش بهتر آنها به منظور افزایش کارایی فراهم کنید. این امر در نهایت به افزایش درآمد و توجیه هزینهها کمک میکند.
شما میتوانید KPI های خاصی را برای هر کارمند بر اساس وظایفی که انجام میدهند، تعریف کنید. به عنوان مثال، KPI یک سرآشپز میتواند حفظ هزینههای غذایی زیر درصد استاندارد، مثلاً ۳۰٪ باشد. به همین ترتیب، برای یک پیشخدمت میتوانید KPI را به فروش روزانه به مبلغ 10 میلیون تعیین کنید. این KPI ها باید بر اساس کسبوکار شما ایجاد شوند و نیاز است که گزارشهای سیستم فروش را برای تعیین یک معیار بررسی کنید.
با بهبود کارایی کلی کارکنان، میتوانید هزینههای نیروی کار را کاهش دهید.
۸. کنترل سرقت و هدررفت داخلی
یکی از حوزههای مهمی که رستورانها در آن متحمل خسارت مالی میشوند، سرقت و هدررفت داخلی است. عدم وجود خودکارسازی و گزارشدهی معمولاً به افزایش هزینهها منجر میشود. روشهای متعددی برای سرقت داخلی در رستورانها وجود دارد که صاحبان رستوران قادر به شناسایی نقطه وقوع آنها نیستند. به عنوان مثال، کارکنان نادرست میتوانند تعداد فروشهای انجام شده در یک روز خاص را تغییر دهند و مبلغ فاکتور را برای خود نگه دارند یا برخی از اقلام موجودی را برای خود نگه دارند. یکی از راههای کنترل این موضوع، تعیین نقشها و مجوزها برای هر فعالیت و نظارت دقیق بر گزارشهای روزانه است.
نرمافزار CRM سامان میتواند به رستوران شما در مبارزه با مشکلات سرقت و هدررفت کمک کند. این نرمافزار به شما در مدیریت فعالیتهای کارکنان و شناسایی نقاط ضعف در عملیات رستوران کمک میکند.
۹. گزارشدهی روزانه و هفتگی برای پیگیری هزینههای رستوران
یکی دیگر از نکات مهمی که باید رعایت کنید، پیگیری منظم عملکرد کلی رستوران است. گزارشدهی در زمان واقعی در این زمینه بسیار مفید است. از طریق گزارشدهی های منظم، میتوانید کنترل دقیقی بر کسبوکار خود داشته باشید و نقاط ضعف درآمدی را شناسایی کنید و بهطور همزمان بر گزارشهای فروش و خرید نظارت کنید.
گزارشهای خرید و فروش باید بهصورت هفتگی یا دو هفته یکبار بررسی شوند که بسته به اندازه رستوران متفاوت است. همچنین نیاز است که گزارشهای فروش ماهانه را نیز نظارت کنید. بهتر است هر از گاهی اقلام منویی با فروش پایین و هزینه غذایی بالا را حذف کنید تا از هدررفت جلوگیری کنید.
حوزههای دیگر که در آنها سرمایه به شدت هدر میرود، حوادث و روی زمین ریختن مواد است. اطمینان حاصل کنید که طراحی آشپزخانه یا رستوران شما از هر گونه موانعی که ممکن است در ساعات شلوغی ، فعالیت رستوران را مختل کند، عاری باشد. همچنین، کفها باید ضد لغزش باشند تا از بروز هرگونه حادثه جلوگیری شود.
۱۰. پیگیری و مدیریت کیفیت مواد اولیه
گزارشدهی و حسابداری برای تمامی رستورانها از اهمیت بالایی برخوردار است، زیرا به شناسایی اقلام مورد نیاز، مقدار و زمان خرید آنها کمک میکند. ابزارهای گزارشدهی به شما این امکان را میدهند که میزان و هزینه مواد اولیه خریداریشده و همچنین وعدههای غذایی تهیه و عرضهشده به رستوران را بهطور مؤثری پیگیری کنید.
یک نرمافزار جامع و باکیفیت مدیریت رستوران دارای ویژگیهای متنوعی در زمینه گزارشدهی و حسابداری است که اطلاعات مربوط به عملیات روزانه رستوران را بهطور منظم جمعآوری میکند. این شامل سفارشهای جدید مواد اولیه، محصولات هدر رفته و اقلام استفاده شده و نشده میباشد.
این نکات را در بودجهبندی و کنترل هزینه های رستوران خود پیادهسازی کنید و نتایج آنها را در نظرات زیر با ما در میان بگذارید!
